大埔宏福苑業主立案法團管理人、合安管理有限公司就業主要求召開特別大會一事，向全體業主發信。合安表示，正就相關程序尋求法律意見，並計劃向土地審裁處申請延長法定時限，以妥善籌備會議。

合安在信中表示，於上月29日收到業主的要求書，當中提出了11項會議議程，並要求舉行一個可容納不少於1000人、為期至少6小時的業主特別大會。根據《建築物管理條例》（第344章）附表3第1(2)條，合安須於收到要求書後14天內發出開會通知書（即最遲於2026年5月13日），並於45天內，即最遲於2026年6月13日舉行業主大會。

然而，合安指宏福苑目前面對的特殊情況而言，上述法定時限未必足以讓合安妥善完成籌備工作，包括核實247名業主簽署的真確性及身份、尋覓及預訂可容納至少1,000人並可連續舉行六小時會議的合適場地，以及完成通知書的準備、審核及送達安排等。因此，合安正尋求法律意見，並會向土地審裁處申請延長時限，以及就送達方式申請指示，以便在法律框架下合法及妥善處理相關事宜。合安承諾會在適當時候向各業主進一步匯報。

合安亦提到，留意到過往業主大會曾就會議法定人數及授權書等問題出現爭議，部分前管委會成員及業主亦曾對授權票的真確性及會議出席人數表示關注。為此，合安決定對要求書上的簽署進行仔細核實，程序包括向土地註冊處查冊，核實每個單位的現任業主；比對現有業主房屋檔案中的簽名樣本；以及要求簽署人親身出示香港身份證，或由授權人士出示其身份證，以確認業主身份。

合安解釋，採取上述核實程序，是希望以最審慎、最負責任的方式，保障全體業主的利益，確保業主大會的進行符合法例規定，並切實反映全體業主的真實意願。

此外，合安亦提到不能忽視已故業主的利益，就已故業主而言，其遺產受法律保護，而其遺囑執行人或遺產管理人須先取得遺囑認證或遺產管理書，方可合法代表有關業主行使相關權利。合安明白，辦理遺囑認證或遺產管理書需時，並非短期內即可完成。若業主大會舉行時間倉卒，已故業主的合法繼承人未能及時完成手續，從而失去代表其權益的機會，實非合安所願見。

合安強調，今次發信是希望就相關事宜作出清楚說明，並指程序上的每一步都必須嚴謹、準確，亦必須顧及每一位業主的權益。